Tecnología al rescate de la productividad

La tecnología interviene en casi todos los aspectos de nuestra jornada laboral dando apoyo a la productividad y a una comunicación eficaz con los colegas y clientes. Esto la convierte en un factor clave no solo para el éxito del negocio, sino también para la satisfacción de los colaboradores.

La transformación digital –impulsada por el desarrollo de la tecnología y la evolución de los patrones de comportamiento social– se aceleró dramáticamente en todas las organizaciones alrededor del mundo cuando llegó el COVID-19. Hoy, las herramientas digitales juegan un papel fundamental en el lugar de trabajo tanto para mejorar los procesos productivos como para satisfacer las necesidades y expectativas de los colaboradores, especialmente de los más jóvenes, cada vez más conectados y exigentes.

El entorno tecnológico de una organización, conformado por las herramientas de uso habitual para realizar el trabajo, incluye desde la red social interna, los dispositivos móviles, las computadoras de escritorio y las soluciones de videoconferencia hasta cualquier aplicación, software o plataforma de aprendizaje digital. Todo este ecosistema tiene un profundo impacto sobre la experiencia de los trabajadores, especialmente entre las nuevas generaciones de nativos digitales.

Para optimizar esta experiencia es preciso recordar que, durante décadas, la distinción entre la tecnología destinada a los usuarios y las soluciones empresariales fue clara; hoy este límite se está desdibujando a un ritmo acelerado. Muchas de las herramientas y dispositivos digitales más novedosos y populares han comenzado en el entorno del consumidor para luego extenderse hacia la empresa. Se trata de un proceso llamado “consumerización”.

Lo cierto es que la experiencia digital a la que nos hemos acostumbrado en nuestra vida personal ha creado expectativas de mejores experiencias tecnológicas también en el trabajo. Y esta tendencia se ha visto acelerada por la llegada de las nuevas generaciones al mercado laboral. Tan es así que una mala experiencia tecnológica puede ser una razón para que la gente se resista a regresar a la oficina.

De acuerdo con una encuesta reciente, la insatisfacción con las soluciones digitales en el lugar de trabajo puede afectar no solo el desempeño, sino también el compromiso de los colaboradores. El 49 % de los consultados afirmaron que podrían dejar su trabajo debido al descontento y la frustración con la tecnología que usan en la oficina.

Estos resultados no deberían sorprender ya que los valores de la gente han cambiado, especialmente después de la pandemia. Hoy, los incentivos tradicionales, tales como las recompensas materiales, ya no son suficientes para convencer a los colaboradores para regresar a la presencialidad. La forma en que las personas consideran el trabajo se ha transformado en una trama de momentos e interacciones significativos. En este sentido, la experiencia laboral puede ser más importante para generar compromiso que cualquier gratificación material.

Una buena experiencia atrae a los mejores talentos y los mantiene felices y productivos. En el contexto actual, la tecnología desempeñará un papel crucial en el proceso de regresar a la oficina.

Nuevas necesidades y expectativas

A medida que se intensifica el uso de la tecnología, la nueva generación de nativos digitales que está ingresando a la fuerza laboral impulsa a las organizaciones a considerar mejores formas de optimizar su experiencia en la oficina.

De acuerdo con una investigación realizada por la compañía Riverbed, los Millennials y Centennials tienen las mayores expectativas sobre la tecnología en el trabajo. El 91 % de las empresas encuestadas cree que no cumplir con sus necesidades y aspiraciones puede tener consecuencias negativas en la retención y el compromiso.

Sin embargo, el estudio afirma que las preferencias digitales no deberían limitarse únicamente a las generaciones más jóvenes; la mayoría del plantel espera que los servicios y aplicaciones digitales funcionen sin problemas en todo momento.

La encuesta también encontró que casi la mitad de los líderes consideran que una experiencia digital óptima es el factor clave para mantener a su fuerza laboral comprometida, superando a los beneficios tradicionales, como los happy hours semanales o el café y las comidas gratis.

Esto subraya la importancia de brindar a los empleados herramientas y servicios digitales fluidos y fáciles de usar; mejoran la experiencia laboral y mantienen altos los niveles de compromiso. Los sistemas y aplicaciones de funcionamiento lento y la tecnología obsoleta no solo impactan negativamente en la productividad; también influyen en la satisfacción y la experiencia de los colaboradores. La gente quiere trabajar en una organización con herramientas tecnológicas atractivas.

Estrategias digitales para una experiencia óptima

El rápido desarrollo tecnológico hace que la experiencia digital en la oficina cambie continuamente y que las expectativas aumenten a medida que los empleados comparan cada interacción con sus mejores momentos de usuario. Cuando las empresas invierten en mejorar las herramientas digitales, enriquecen la experiencia de los colaboradores para que puedan disfrutar de una tecnología de primer nivel y de equipos de gran presupuesto. Un atractivo extra para que muchos trabajadores decidan volver a la presencialidad.

Entonces, ¿qué herramientas se pueden implementar en la oficina que los empleados no encontrarán en casa? Al menos un tercio de los encuestados en el estudio de Riverbed espera que estas tecnologías desempeñen un papel fundamental en la mejora de las operaciones, la productividad y la experiencia digital: inteligencia artificial (45 %), Nube (43 %), automatización (35 %), gestión de experiencias digitales (35 %), soluciones de aplicaciones/redes (33 %) y ChatGPT (33 %). Algunas de estas aplicaciones pueden facilitar las visitas más frecuentes a la oficina:

• Comunicación y colaboración. Las plataformas de videoconferencia, los espacios para reuniones virtuales y las aplicaciones de mensajería en tiempo real siguen evolucionando; ofrecen cada vez más funciones para facilitar una comunicación fluida y eficiente. Las salas de reuniones con pizarras digitales interactivas y sistemas de audio inteligente y de alta calidad, también simplifican la colaboración sincrónica, indispensable para la creatividad y el intercambio de ideas.
  Asimismo, algunas empresas están experimentando con proyecciones holográficas para hacer presentaciones y mejorar la colaboración. Estas tecnologías crean imágenes tridimensionales que pueden ser vistas desde diferentes ángulos, lo que facilita la visualización de modelos 3D, diseños arquitectónicos o datos complejos de manera más inmersiva.
• Herramientas de IA generativa. Estas representan un área en crecimiento, particularmente en el análisis de grandes volúmenes de datos, la automatización de tareas rutinarias o repetitivas (organización de archivos, gestión de correos electrónicos, etc.) y los asistentes virtuales. Otros usos incluyen la optimización de la cadena de suministro y el mantenimiento predictivo de activos fijos. Y aunque las empresas no han adoptado las herramientas de IA tan rápido como sugieren algunos medios de comunicación, algunas investigaciones afirman que el 59 % de quienes las utilizan dicen que han mejorado su satisfacción laboral, mientras que el 30 % asegura que han tenido un impacto significativo en sus procesos de trabajo.
• Realidad Aumentada (RA). Las aplicaciones de RA se están convirtiendo en un elemento transformador de los procesos de trabajo, especialmente cuando se aplican a la visualización de productos o programas de formación, ofreciendo experiencias inmersivas e interactivas. La RA también mejora la colaboración en tiempo real al permitir que los empleados compartan su espacio de trabajo físico de manera virtual. Esto ayuda a cerrar la brecha entre los equipos remotos e internos y produce una mejor experiencia de presencia y conexión.
• Monitoreo inteligente del espacio de trabajo. La comodidad y el bienestar también son un plus para volver a la oficina. Hoy, la IA ayuda a crear lugares de trabajo donde las personas se pueden desempeñar de manera más eficiente y confortable. Todo gracias a una red de sensores que miden las variables ambientales (temperatura, iluminación, humedad, concentración de CO2), y almacenan los datos en la Nube. Luego, un software de autoaprendizaje analiza los datos para satisfacer las necesidades de los ocupantes en tiempo real. La iluminación y la temperatura, por ejemplo, se pueden ajustar de forma automática de acuerdo con la hora del día y el grado de ocupación. Utilizando el análisis predictivo, el sistema podría anticipar las necesidades de los usuarios a fin de proporcionarles una experiencia más personalizada y eficiente.

La gestión de una oficina moderna debe centrarse en aumentar la eficiencia para maximizar la productividad de sus empleados. Con transformación digital y los avances tecnológicos, la tarea eficaz de los espacios laborales de hoy se encuentran en constante evolución.