La tendencia actual marca una fuerte inclinación hacia las transparencias dentro de los espacios laborales. Salas de conferencias vidriadas, mesas de trabajo sin divisiones y gerentes trabajando en el mismo lugar que sus empleados son algunos de los recursos que se implementan para ayudar a crear un clima de apertura, colaboración y confianza. Sin embargo, tanta transparencia puede causar malestar e inhibición entre los empleados, provocando una sensación de exceso de exposición y vulnerabilidad. Analizamos aquí algunas opciones para su correcta aplicación.

Ethan Bernstein, profesor de Harward Business School, asegura que a pesar que el uso de las transparencias en los espacios laborales promueven la colaboración y la comunicación, demasiada transparencia puede provocar malestares e inhibiciones. En los espacios de trabajo completamente abiertos, los empleados pueden sentirse expuestos y vulnerables. Bernstein también observa que existen evidencias que demuestran que, en presencia de otros, las personas obtienen mejores resultados en tareas de repetición pero se desempeñan peor en aquellas que demandan creatividad y aprendizaje. La exposición creada por la transparencia evocaría una mayor conciencia de sí mismo, provocando inhibiciones indeseadas en contraposición al deseo humano de privacidad.

Transparencia y privacidad

La privacidad es una necesidad del ser humano que forma parte de nuestro comportamiento cotidiano. Irwin Altman, destacado psicólogo ambiental, define la privacidad como un proceso de control de la frontera interpersonal que rige y regula la interacción con los demás de manera similar a la cambiante permeabilidad de una membrana celular. A veces nos abrimos y somos receptivos al contacto externo y otras veces nos cerramos. Según Altman, se trata de un proceso dinámico que consiste en encontrar un punto de equilibrio entre demasiado y poco contacto social, de acuerdo con el contexto y el deseo personal, superando así la idea de que la privacidad es equivalente a la exclusión o el aislamiento.

Para manejar los límites entre lo que es público y se puede mostrar sin sentirnos incómodos, y lo que debe permanecer en la esfera de lo privado, las personas nos valemos de distintas estrategias. La distancia, la reserva, el anonimato y el cuidado de la información personal pueden ser algunas de ellas, pero también se puede apelar al engaño y el disimulo. Los especialistas afirman que estas conductas se adoptarían por la necesidad imperiosa de privacidad que tenemos los seres humanos. Conseguir un respiro psicológico de la mirada ajena y protegernos de la influencia social y el control que ésto supone son motivaciones tan profundas y viscerales que
surgen espontáneamente.

Queda claro entonces que, si bien un ambiente completamente transparente como lo son muchas oficinas en la actualidad puede mejorar nuestra conciencia de los demás, también es cierto que algunos pueden sentirse expuestos e indefensos al no tener la posibilidad de encontrar privacidad. Ethan Bernstein afirma que el aumento de la conciencia de ser observado desencadena un mayor deseo de privacidad y, con ello, un comportamiento de ocultamiento para contrarrestar la sensación de sobreexposición. Además, si la transparencia es percibida como una forma de monitoreo y control puede socavar la solidaridad y crear un clima de desconfianza.

Transparencia y comportamiento

Los objetos completamente transparentes no son habituales en la naturaleza por lo que los seres humanos no estamos preparados para lidiar adecuadamente con ellos. Existen estudios que han demostrado que, aunque sepamos que estamos convenientemente protegidos detrás de una barrera transparente, ésto no es suficiente para suprimir los reflejos de defensa si vemos una imagen amenazante a través de ella. En general, debemos aprender a manejarnos adecuadamente con estructuras transparentes como barreras físicas.

Es de público conocimiento que estas barreras que delimitan un espacio, ya sean permanentes (paredes, columnas, tabiques) o móviles (equipamiento), juegan un papel fundamental en la regulación de las interacciones entre las personas.

La dinámica social dentro de un espacio de trabajo está fuertemente condicionada por dos factores que impone el diseño: la estructura del mismo y la ubicación de la gente dentro de él. Dado que la separación física a través de una división transparente disminuye las referencias acústicas pero no interfiere con la transmisión de información visual, este canal permanece intacto, pudiendo conducir a una desagradable sensación de exposición o de trabajar en una “pecera”.

Por otra parte, hay que hacer notar que la permeabilidad visual puede reducir la sensación de aislamiento y, al permitir el acceso de la luz natural a todo el ambiente, ayuda a preservar los estados fisiológicos, los niveles endócrinos y la frecuencia cardíaca de las personas. Además, al mejorar las condiciones de iluminación se puede incluso afectar el comportamiento social: los interiores mejor iluminados facilitan la inhibición de las conductas antisociales y favorecen la disposición a colaborar.

Equilibrio y flexibilidad

Está claro que los espacios abiertos y transparentes facilitan el intercambio de conocimientos y habilidades, estimulando la innovación, favoreciendo la integración y mejorando la productividad. Pero si no se tiene en cuenta la necesidad de los trabajadores de tener privacidad y limitar su exposición, estos resultados pueden verse seriamente comprometidos.

Como seres sociales nos inclinamos naturalmente a compartir y colaborar con nuestros pares, aunque nos resulta necesario, también, contar con ámbitos para la intimidad y la autonomía. Un adecuado diseño y equipamiento pueden brindar las condiciones óptimas para satisfacer esta demanda: una gama de espacios capaz de proponer opciones equilibradas, tanto para la necesidad de interacción con los demás como para evitar la exposición indeseada.

Una alternativa eficaz puede ser implementar cabinas telefónicas de comunicación o pequeñas salas cerradas, que proporcionen la soledad necesaria que a veces necesitan quienes trabajan en este tipo de lugares. Estas salas suelen tener dimensiones reducidas, como para alojar a una persona o a un grupo pequeño. Pueden incluir una mesa y una silla, o simplemente una mesa de pie con suficiente espacio para una computadora portátil y un teléfono. Las bibliotecas y las salas de reuniones convencionales suman a la propuesta.

La ubicación del mobiliario dentro del espacio de trabajo también puede ayudar a crear condiciones de mayor privacidad dentro de un esquema de “oficina abierta”. El empleo de paneles altos -fijos o móviles- otorga una mayor sensación de intimidad y cierto grado de aislamiento, que puede favorecer el desarrollo de algunas tareas que requieran mayor concentración.

De igual modo, la utilización de equipamiento móvil aporta soluciones eficaces para reprogramar el espacio de acuerdo con las necesidades que impongan las tareas, al mismo tiempo que brindan mayor control sobre el grado de disponibilidad hacia los demás.

En aquellos casos en los que se busque reforzar la privacidad y limitar la excesiva exposición sin impedir el paso de la luz natural, se puede optar por los esmerilados o los materiales traslúcidos.

Resulta importante tener en cuenta que algunas oficinas abiertas y transparentes, que intentan promover mejores condiciones para el actual trabajo colaborativo orientado a la innovación, han fracasado debido a la falta de control sobre el espacio personal y su privacidad.

La mayor parte de las personas tenemos dos impulsos contradictorios: como seres sociales necesitamos compartir y colaborar pero, al mismo tiempo, añoramos un espacio para la intimidad y la autonomía. Para armonizar éstos impulsos es necesario adoptar un diseño equilibrado del espacio de trabajo, que, por un lado, fomente las interacciones sociales y, por otro, permita que las personas que lo necesiten se refugien en espacios privados cuando se sientan sobreexpuestas o simplemente quieran estar solas.

A medida que se consoliden las nuevas formas laborales, los espacios de trabajo deberán ser cada vez más flexibles y equilibrados, con opciones para elegir no solo cómo, cuándo y dónde trabajar sino también para decidir cuánta exposición queremos tener.