Organizar el trabajo de acuerdo con las actividades que se desarrollan en determinado lugar es una estrategia de diseño en la que se propone un plan capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a todas las tareas que se llevan a cabo dentro de una oficina.

Microsoft se suma al ABW

Uno de los principales objetivos de Microsoft en los últimos años ha sido ayudar a sus clientes a mejorar la comunicación y colaboración. Sin embargo, hasta hace poco no había seguido sus propios consejos, como explica Steven Miller, director de negocios del grupo Microsoft, división de oficinas.

“Antes teníamos un entorno laboral muy tradicional: los empleados trabajaban siempre en una mesa concreta y permanecían en las mismas áreas. Tampoco se comunicaban mucho con trabajadores de otros equipos y por ello quisimos aumentar la colaboración”.

El objetivo de Microsoft era una transformación radical de sus oficinas reflejando con su entorno laboral avanzado y productivo las soluciones que ofrece como empresa.

“Se trata de reconocer que las personas trabajan de maneras diferentes y con dispositivos diferentes. Queríamos liberar a nuestros empleados permitiéndoles trabajar de forma flexible en un entorno que les ayudara a rendir mejor. El enfoque ABW nos permite conseguirlo, ya que descompone los monolitos que suelen ser las oficinas de las grandes organizaciones”, afirma Miller.

Microsoft ha integrado este cambio en un amplio replanteamiento de la cultura de la empresa en su totalidad que se ha denominado “One Microsoft”. En esencia, el cambio ha consistido en abordar los valores de la empresa con una buena dosis de flexibilidad.

“Contamos con la tecnología y las herramientas para permitir que la gente trabaje eficazmente, a su manera, en cualquier momento. Nuestra convicción fundamental es que el trabajo es algo que se hace, no un lugar al que se va”, afirma.

Los espacios confidenciales siguen siendo necesarios, sean salas de reuniones o mesas de uso común para conversaciones privadas. A propuesta de la plantilla se instalaron también zonas silenciosas para cuando se necesita concentración.

Las ventajas de la nueva cultura laboral ABW de Microsoft son evidentes y cuantificables. Cada año, la empresa lleva a cabo una encuesta del índice de salud laboral, y desde la introducción de esta cultura los resultados han mejorado notablemente.

“Si preguntas a la gente qué es lo que más le gusta, contestan que el entorno flexible”, responde Miller. “Los empleados son responsables de su trabajo; depende de ellos dónde, cómo y cuándo realizarlo. La diferencia principal es que estamos dando libertad de acción y permitiéndoles liberar su creatividad”.

Un estudio llevado a cabo por la consultora Leesman puso en evidencia que las oficinas organizadas de acuerdo con las actividades promueven la satisfacción de los empleados en aspectos clave del trabajo en sí, al mismo tiempo que producen mejoras importantes en las características físicas del espacio laboral.

A pesar de los avances de la tecnología y de las grandes transformaciones que están experimentando las formas de trabajo, todavía hay muchas personas que realizan todas sus tareas en entornos estáticos y fijos: las llamadas telefónicas, las charlas informales, el trabajo de concentración, todo se lleva a cabo dentro del dominio de los metros cuadrados asignados. Y mientras que los escritorios de las oficinas tradicionales permanecen vacíos una gran parte del tiempo, las investigaciones muestran que se necesita cada vez más espacio para el trabajo en equipo, para sesiones creativas o presentaciones. Esto indica que, para el trabajo que se realiza actualmente, las personas necesitan otro tipo de espacios.

Frente a esta realidad, las organizaciones comenzaron a replantearse tanto su modo de trabajar como la forma en la que usan el espacio físico, adoptando una tendencia que está ganando cada vez mayor peso: el trabajo basado en las actividades o Activity Based Working (ABW por su sigla en inglés). El arquitecto Fernando Marconi, Gerente de Arquitectura y Diseño de Contract Workplaces, compañía regional líder en diseño, conceptualización y construcción de espacio de trabajo, explica: “el ABW es una estrategia sustentada en el diseño de un layout capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a la diversidad de actividades que se llevan a cabo. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones de equipo, llamadas telefónicas, etc.) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio”. De acuerdo al experto, esta modalidad reporta varios beneficios que van desde una mayor satisfacción y productividad de los empleados hasta una disminución de los gastos de operación de la empresa.

Beneficios y riesgos de los entornos ABW

El trabajo basado en la actividad no es un concepto nuevo y si bien se viene aplicando desde hace algún tiempo, aún se están realizando investigaciones acerca del impacto que tiene sobre la productividad de las empresas y el bienestar de los empleados. La consultora Leesman, líder global en medición de efectividad de los espacios de trabajo, difundió los resultados de un estudio reciente que fue llevado a cabo a lo largo de un año entre más de 70.000 empleados, de los cuales casi el 10% trabajaba en espacios ABW. La investigación se orientó a medir el impacto del programa y cuáles son sus aspectos más importantes, los beneficios y los riesgos.

Los resultados revelan que las organizaciones que adoptaron espacios ABW cuentan, en relación con aquellas que no lo han hecho, con una mayor capacidad de creatividad y colaboración, al mismo tiempo que sus empleados gozan de mayores beneficios personales. Pero, como contrapartida, han perdido la posibilidad de personalizar el entorno. El informe también puso en evidencia que los mejores ambientes ABW promueven la satisfacción de los empleados en aspectos clave del trabajo (como las reuniones), al mismo tiempo que producen mejoras importantes tanto en las características físicas como en los servicios que ofrece el espacio de trabajo.

A continuación, algunas conclusiones destacadas sobre las áreas afectadas:

1. Trabajo de concentración individual: en relación con los espacios de trabajo tradicionales, los entornos ABW no muestran mejores resultados para la satisfacción de los empleados cuya tarea está orientada al trabajo individual.
2. Pensamiento creativo: los ambientes ABW superan al resto de los entornos en lo concerniente a favorecer esta área.
3. Confidencialidad: en este aspecto, el rendimiento del entorno ABW no se ponderó ni mejor ni peor que otros lugares de trabajo.
4. Reuniones informales: este es un ámbito en el que los espacios ABW califican con los niveles más altos de satisfacción, con verdadero potencial para ofrecer un beneficio real a los empleados.
5. Colaboración: la diferencia de rendimiento entre los espacios ABW y los que no lo son es bastante pareja.
6. Reuniones planificadas: existe una evidencia mínima a favor de los entornos ABW que indica que proveen mejor apoyo a las reuniones planificadas tanto para las salas grandes como para las pequeñas. Sin embargo, los que trabajan en habitaciones tranquilas tienen una alta valoración y mejoran el rendimiento de los espacios ABW.
7. Uso del papel: casi todos los espacios ABW registran una satisfacción más baja que la media en lo relativo al derroche del papel y los materiales de oficina, lo cual indica un aspecto que habrá que revisar.
8. Variedad de espacios: este es uno de los componentes más importantes para el éxito de un entorno ABW.
9. Áreas de trabajo informales: junto con las zonas de break-out, son uno de los dos ingredientes fundamentales para lograr un entorno ABW exitoso.

Una tendencia que crece en nuestro país

En Argentina, organizar el trabajo de acuerdo con las actividades es una tendencia que ha ido en aumento en los últimos años, al igual que la planta abierta u open space.

“Su implementación va de la mano con una cultura organizacional flexible y es más frecuente asociarla a ciertos rubros, como empresas de tecnología, servicios, diseño, comunicaciones, consumo masivo, entre otras”, reflexiona Marconi.

Más allá de los resultados que arroja la investigación, el experto señala que para diseñar un entorno ABW eficiente resulta imprescindible un análisis previo de la compañía: “el primer paso es evaluar la cultura, las dinámicas de trabajo, los procesos y el tipo de tarea desarrollada por cada área a intervenir. Ésto nos permitirá identificar qué posiciones necesitan mayor flexibilidad, qué colaboradores tienen mayor movilidad, cuáles tienen posiciones más estáticas, cuáles requieren un lugar más personalizado, además de comprender cuáles son los espacios adicionales que requiere la organización. Con esta información, se puede realizar una propuesta de layout balanceada, que proporcione un mejor equilibro entre los puestos de trabajo individual y los espacios complementarios que darán soporte a las necesidades específicas de cada tarea”.

En las oficinas bien planificadas, cada metro cuadrado cuenta para hacer rendir la superficie y convertir el lugar de trabajo en un ámbito confortable y eficiente, tanto para los empleados como para los empleadores. Organizar el espacio de trabajo en base a las actividades puede contribuir a aumentar la productividad y satisfacción de sus colaboradores. “No existe una única solución para todos sino que cada compañía debe adecuar el programa de ABW de acuerdo con sus necesidades y sus objetivos, lo que puede traducirse como una solución global o restringida tan solo a áreas específicas”, concluye el especialista.