Nadie pone en duda que las formas de trabajar han cambiado mucho en los últimos tiempos. Actualmente se busca equipar a los espacios de trabajo con tecnologías móviles, para que los empleados puedan desempeñar sus tareas desde donde se encuentren. A continuación desarrollamos algunas de las últimas tendencias de diseño para oficinas modernas.

a tecnología tiene la virtud de romper las barreras de la distancia y el tiempo, logrando que los empleados puedan llevar su “oficina” a donde quieran que vayan, y generar una productividad mayor. Es así como se puede tener acceso desde cualquier dispositivo a la información, más allá del horario de oficina, lo cual indudablemente mejora la performance individual y de la empresa.

Según los expertos, además de analizar los procesos, la tecnología y las personas, hay que considerar un cuarto eje: el espacio.

Un espacio debería dividirse en tres tipologías:

• espacios personales;
• espacios compartidos por equipos de trabajo;
• zonas comunes o públicas. El centro de trabajo debería convertirse, en definitiva, en una “megaherramienta”, con un diseño enfocado a gene-rar confort físico y mental del usuario. El secreto no es disponer de más metros cuadrados, sino saber distribuirlos y aprovecharlos mejor: ganar metros de los puestos individuales, como los despachos de directivos, y dedicarlos a generar más espacios comunes.

Un ejemplo de transformación que han experimentado las oficinas son los centros de negocios: representa el modelo perfecto de una oficina del futuro, donde la gente realice sus tareas y se retire cuando termine, lo cual potencia los espacios y reduce costos.

Los espacios de trabajo orgánicos tienen varios be-neficios que impactan en la economía de las empresas. Los gastos corporativos por mantener a cada empleado trabajando en su puesto fijo son bastantes elevados, y están vacantes del 50 al 70% del día por la naturaleza de las responsabilidades de cada uno, lo cual se traduce en un desperdicio de espacios que podrían apro-vecharse notablemente al adoptar este nuevo modelo de oficina. Tener una oficina flexible reduce los espacios del 40 al 60%, y genera un ahorro importante en los activos de la empresa. Ésto no quiere decir que se trabaje en donde sea, sino que se busca contar con un sitio con el que se pueda interactuar y que, indirectamente, mejore la productividad y el compromiso del empleado con la empresa.

Primer paso: diseño del lugar

Esta tarea no solo refiere a la elección de los muebles, sino que se pretende generar un espacio que tenga la capacidad de estimular la conversación, la cooperación y la creatividad. El primer cambio importante en el concepto de la oficina tradicional se dio en 1967, con la creación de los cubículos. La idea era aislar a los trabajadores de distracciones y crear espacios modulares más prácticos. Así como los cubículos, muchos modelos a los que estamos acostumbrados se están transformando o desapareciendo. Las jerarquías y espacios cerrados pronto formarán parte del pasado, ha-ciendo que el elemento clave de este nuevo diseño sea la transparencia. Para casi todos los sectores (excepto los más tradicionales), la formalidad ya no es prioridad, lo que se refleja en la distribución del espacio. Al incorporar pane-les y paredes de cristal, se crean espacios abiertos que no diferencian ni el puesto ni la tarea del empleado. De igual manera, fomenta mentalidades abiertas.

Co-working: un nuevo ambiente laboral

Mientras que unos trabajan mejor en espacios privados, otros prefieren convivir e intercambiar ideas, o bien, los que dan mejores resultados al operar desde casa. Una alternativa para fomentar un ambiente laboral colaborativo son los “centros de co-working”. Se trata de un grupo de personas que no necesariamente trabajan para la misma compañía o proyecto, pero que comparten el espacio, infraestructura y recursos.

El trabajo cooperativo fomenta las relaciones estables entre profesionales de distintas áreas, que pueden desembocar en relaciones clientes-proveedor. En todo caso, es frecuente que se genere un sentimiento de pertenencia a la comunidad, más allá de las vinculaciones efectivas, entre los trabajadores que frecuentan los espacios de co-working.

Con decenas de espacios ubicados en países como Estados Unidos, Reino Unido, Francia, España, Alemania, Australia, Argentina y México, entre otros, este tipo de lugares utilizado por profesionales nómades, que viajan por todo el mundo y llevan consigo solo ordenadores portátiles en apoyo de su labor cotidia-na. Sin embargo, el carácter flexi-ble y práctico de estos tipos de lugares permite a muchos establecer un lugar permanen-te de trabajo, sin ataduras asociadas a contratos por servicios y suministros, donde la permanencia mínima puede cambiarse con facilidad.

Por otra parte, se encuentran las oficinas virtuales, que consisten en centros de negocios normalmente ubicados en zonas corporativas de la ciudad. A cambio de una membresía y un pago mensual (o por servicio contratado), el usuario dispone de dirección comercial, manejo de mensajería y paquetería, recepcionista y secretaria virtual, número telefónico local, oficinas, salas de juntas, entre otras posibilidades.

Además de los espacios de co-working y oficinas virtua-les que pueden representar un ahorro considerable en renta y equipamiento, los emprendedores tienen también a su alcance una serie de soluciones diseñadas para resolver varias de sus necesidades básicas de comunicación, administración, almacenamiento de datos en la nube y sistemas de cobro de tarjeta móvil, entre otros. La buena noticia es que estos proveedores buscan que sus clientes aprovechen al má-ximo su tiempo y recursos, ofreciendo esquemas flexibles y opciones a la medida.

El futuro nos alienta a modificar ciertas costumbres laborales, en el marco de los cambios sociales que se van sucediendo.

Un ambiente flexible, cómodo y pensado para el bienestar del empleado va a generar que la producción de la empresa aumente y el compromiso del personal con la firma se profundice. La tecnología nos empuja a buscar más espacios de diálogo y de interacción entre pares, en pro del crecimiento y el sentido de pertenencia.