Agosto 2020 - Año XXX
Espacios laborales

Oficinas colaborativas, la integración de lo físico y lo virtual

La experiencia digital a la que nos hemos acostumbrado en nuestra vida personal ha creado expectativas de mejores experiencias tecnológicas también en el trabajo. Hoy, la convergencia de los mundos físico y virtual impulsa la integración entre el trabajo, la vida social y el ocio para crear una experiencia única. Así, el espacio de trabajo se transforma en un ecosistema compuesto por personas, lugares y tecnologías en perfecto equilibrio y en permanente evolución.

Actualmente, la tecnología no es solo un bien de uso sino que está profundamente arraigada en nuestra vida diaria casi sin que lo notemos. Una infinidad de objetos del mundo real conectados entre sí y a Internet están tejiendo una red global para hacernos la vida más fácil; conocen nuestras preferencias y nos brindan contenido e información específicos basados en interacciones anteriores de forma proactiva. Y, dado que son una parte de la experiencia cotidiana, nuestras interacciones con la tecnología pueden involucrar emociones y sentimientos fuertes.

Hasta hace unos años nos preocupaba lo que la tecnología podía hacer por nosotros; hoy, en cambio, se trata de lo que podemos hacer con ella. La perspectiva ha cambiado y los usuarios ya no somos pasivos sino que intervenimos activamente para completar la experiencia.

Conforme va desapareciendo la tradicional imagen del trabajador anclado a su escritorio y rodeado de equipos, empieza a consolidarse una nueva experiencia tecnológica en la oficina, impulsada por el almacenamiento en la nube, la creciente movilidad y los dispositivos inteligentes.

Para facilitar las nuevas formas de trabajo emergentes y apoyar la conectividad en una red cada vez más móvil y distribuida, las organizaciones están solicitando la construcción de oficinas con una amplia gama de tecnologías colaborativas para conectar a los trabajadores a través de la integración tecnológica con el espacio físico, para así dar lugar a una experiencia integral.

El internet de las cosas

En inglés Internet of things) es un concepto que se refiere a una interconexión digital de objetos cotidianos con internet. Si los objetos de la vida cotidiana tuvieran incorporadas etiquetas de radio, podrían ser identificados y gestionados por otros equipos de la misma manera que si lo fuesen por seres humanos.

El extravío sería cosa del pasado y podríamos saber en todo momento cómo se consumen, su ubicación, si están encendidos. No existiría, en teoría, artículos fuera de stock o medicinas caducas.

Al igual que las compras por Internet han transformado la experiencia de los consumidores, la irrupción de la tecnología en las oficinas modernas está teniendo un efecto análogo en el diseño de espacios de trabajo. De hecho, muchas de las estrategias centradas en la experiencia del usuario, tales como las respuestas en tiempo real, se están transfiriendo al ámbito laboral. Se trata de crear un entorno digital sensible, adaptable, que responda a la presencia de las personas, y cuya finalidad es mejorar la experiencia de la gente creando la atmósfera y la funcionalidad deseadas a través de sistemas y servicios inteligentes, personalizados e interconectados.

Así, una serie de dispositivos electrónicos integrados a la arquitectura interior de oficinas se encargan de recoger información en tiempo real. La iluminación, los dispositivos de audio y video, los smartphones, los notebooks, los wearables y los servicios distribuidos cooperan entre sí para crear entornos sensibles y receptivos a la presencia de las personas.

Estas tecnologías, muchas veces integradas al diseño de oficinas, tienen el potencial de mejorar la experiencia laboral permitiendo que los trabajadores se sientan seguros, cómodos y con un mayor control sobre su entorno, y que puedan encontrar los espacios, el apoyo y los compañeros adecuados cuando los necesiten. También juegan un rol importante a la hora de reconocer los ajustes o preferencias personales que se hayan fijado con anterioridad para adaptar el entorno a esas preferencias, el contexto y la agenda personal de cada usuario.

Pero lo fundamental en todos estos desarrollos es que las capas de la experiencia física y digital se entremezclan hasta hacerse indistinguibles, con el foco puesto en optimizar la experiencia laboral en cada uno de los puntos de contacto e interacciones que los trabajadores tienen con la compañía.

Gracias a la proliferación de todo tipo de sensores, a la ubicuidad de las redes inalámbricas y a la explosiva masificación de los smartphones y otros dispositivos inteligentes, hoy es posible interactuar con la infraestructura de los edificios para transformar eventos rutinarios tales como orientarnos dentro de un inmueble o reservar una sala de reuniones en una experiencia mucho más fluida y satisfactoria.

La irrupción de la tecnología también ha hecho que la línea que separa el trabajo de la vida personal se torne cada vez más difusa. En muchos casos esto ha permitido alinear mejor las necesidades personales con los requerimientos de la empresa, permitiendo que más gente pueda mantenerse dentro del mercado laboral.

Conforme el lugar de trabajo evoluciona más allá del espacio físico hacia el ámbito digital, la tecnología desempeña un papel cada vez más relevante no solo en la automatización, la conexión y la recolección de información sino también en la mejora de la experiencia de los empleados.

Consumerización y nuevas generaciones

La consumerización es una tendencia creciente en la cual las nuevas tecnologías de la información surgen primero en el mercado del consumidor y luego se propagan hacia las organizaciones impulsadas por el uso masivo de “la nube”, los smartphones, las tabletas y las redes sociales. Esto significa un cambio importante ya que durante las primeras décadas del desarrollo de la tecnología informática su uso estuvo dominado por las grandes empresas y las organizaciones educativas y gubernamentales.

Durante décadas, la distinción entre “tecnología para los consumidores” y “soluciones de tipo empresarial utilizadas en el entorno laboral” fue clara. Sin embargo, hoy este límite se está desdibujando cada vez más. La tecnología se ha incorporado tanto a nuestra vida cotidiana que esperamos encontrar nuestros equipos y aplicaciones favoritas también en el lugar de trabajo. Muchas de las tendencias más novedosas y de más rápido crecimiento comenzaron en el mercado del consumidor para luego extenderse hacia la empresa en un proceso de consumerización.

Algunas herramientas

Google Drive: Integra distintos servicios ofimáticos administrados por Google (documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.) con la posibilidad de compartir, comentar o editar contenidos según las autorizaciones creadas para cada usuario.

Trello: Permite organizar equipos de trabajo para la reealización de tareas y agrega un componente similar al de las plataformas de gestión de proyectos, facilitando que se creen y administren actividades a partir de listas.

Quip: Permite crear, editar y compartir documentos y realizar chat en línea con los participantes. Adicionalmente cuenta con soporte en 11 idiomas diferentes lo que facilita trabajar con personas en cualquier parte del mundo.

Slack: Es una herramienta de mensajería pensada para equipos. Permite crear grupos a los que accederán los diferentes miembros para poder estar comunicados todos, como si estuviesen en la misma oficina.

HackpadUna de sus principales ventajas es que puede ser sincronizado con Dropbox, lo que permite que los archivos tengan una copia de seguridad automática. Además, permite embeber videos de diferentes plataformas como Vimeo y Youtube, así como galerías fotográficas de Flickr.

A medida que se intensifica el uso de la tecnología en todas las áreas de la vida, una nueva generación de nativos digitales está ingresando en la fuerza laboral cambiando las reglas e impulsando a las organizaciones a considerar mejores formas de optimizar la experiencia laboral para obtener una ventaja competitiva.

De la mano de estas nuevas generaciones los dispositivos y las aplicaciones móviles se han vuelto omnipresentes en la oficina, los cuales son cada vez más utilizados en las labores cotidianas. Estas aplicaciones, junto con el smartphone, integran un ecosistema digital de múltiples funciones –incluyendo las productivas– que les proporciona una experiencia fluida, intuitiva y accesible.

Muchas de estas aplicaciones pueden mejorar la eficiencia y facilitar las actividades de la organización: seguir los proyectos en curso, favorecer una comunicación rápida y fluida y permitir que los empleados socialicen. La gran ventaja de estas nuevas tecnologías basadas en aplicaciones es que están diseñadas para estar al alcance de todos. La eficiencia, la facilidad de uso y una agradable experiencia de usuario son características altamente valoradas. Así, las empresas que adoptan las nuevas tecnologías de consumo están preparadas tanto para adaptarse a las expectativas de las nuevas generaciones como para encontrar formas innovadoras de realizar sus operaciones diarias y mantener en contacto a la nueva fuerza laboral.

En definitiva, el entorno tecnológico de la organización –entendido como todas las herramientas que se utilizan en el lugar de trabajo y que incluyen desde la red social interna, los dispositivos móviles, las computadoras de escritorio y las soluciones de videoconferencia hasta cualquier aplicación, software, etc.– afecta la forma en que los empleados realizan sus tareas, se comunican y colaboran, y tiene un profundo impacto sobre la experiencia laboral, especialmente entre las nuevas generaciones de nativos digitales.

Muchas organizaciones ya están utilizando sensores en sus espacios de trabajo modernos para recopilar grandes datos sobre el rendimiento del edificio y el comportamiento de sus empleados. Luego, esta información se puede analizar con un software especializado lo cual permite evaluar tanto la eficiencia del edificio como la experiencia de uso.

Algunas empresas también han comenzado a utilizar “inteligencia artificial” para analizar los datos ya existentes dentro del edificio. Ésto les permite optimizar el diseño de la oficina para personalizar la experiencia de los trabajadores recolectando sus patrones de comportamiento: a qué hora suelen entrar y salir de la oficina, cuáles son sus rutinas diarias, etc. De esta manera, la infraestructura de la Internet de las cosas presente en el entorno permite personalizar el espacio de trabajo a la medida de las preferencias individuales.


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