Mayo 2020 - Año XXX
Trabajo y productividad

Home office, un aliado en tiempos de pandemia

Por la expansión del Covid-19, muchas empresas optaron por minimizar riesgos y recurrir al trabajo desde el hogar. Ya sea porque detectaron algún contagio en su plantel, por mera prevención y también, para estar preparadas en caso de una propagación masiva, ésta tendencia laboral ganó mucho peso entre las posibles soluciones al problema.

El coronavirus y los riesgos de contagio plantean un escenario nuevo e incierto para la sociedad. En el caso de las empresas, es común que se trabaje en oficinas y lugares cerrados, con poca ventilación y en contacto directo con otras personas. Estas situaciones incrementan el riesgo de contagio de enfermedades infectocontagiosas.

Más allá de los protocolos sanitarios que se están tomando a nivel municipal, provincial o nacional, en el ámbito privado, las compañías toman consciencia de la magnitud del tema y elaboran sus propias “normas de convivencia” para prevenir y preservar la salud de sus trabajadores. Ante este escenario, el teletrabajo se transformó en un gran aliado.

Las claves del home office

Trabajar desde casa tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Según coinciden los especialistas, hay que tener en cuenta varias cosas para ser productivo, pero tampoco pasarse las 24 horas del día conectado al trabajo. Estas son algunas recomendaciones:

  • Establecer indicadores claves para los empleados: Trabajar bajo metas individuales y grupales que sean medibles y visibles para todos los miembros del equipo. Recomendación: OKR (Objectives and Key Results) es una metodología creada por el ex-CEO de Intel y utilizada por tecnológicas como Google y Alegra.com.
  • Tecnología a favor, trabajo en la nube: No sólo para tener canales de comunicación abiertos constantes, sino también para optimizar esfuerzos con herramientas de productividad albergadas en la nube. Recomendación: Asana, Slack, Google Docs, Monday, Jira y Office 365, entre otras.
  • Espacio de trabajo adecuado: Incentivar a los empleados a diseñar y crear un lugar de trabajo adecuado en sus hogares, pues tener un espacio ergonómico, limpio, ordenado y cómodo permitirá que se sienta como en la oficina mientras la epidemia se controla.
  • Tomar pausas activas: Descansar durante el día sirve para recuperar energía y mejorar el desempeño, pues trabajar desde casa puede hacer que se pierda la línea entre hogar y trabajo.
  • Sobrecomunicación: Uno de los más grandes retos del trabajo remoto es conectarse con los compañeros de equipo. Por ello, es fundamental estar constantemente comunicado al resto del grupo. Es muy recomendable sustituir llamadas por videollamadas. Recomendación: Zoom, Slack, Skype, Hangouts Meet y GoToMeeting.

Si bien el home office parece una vía laboral interesante para evitar traslado y tiempo muerto, en Argentina apenas del 2% de la fuerza laboral formal escapa a la rigurosidad del presentismo, según un estudio realizado por la Academia Internacional de Transformación del Trabajo para América Latina y el Caribe (ITA-LAC). Una cifra que ahora, en tiempos de pandemia, está creciendo día a día.

Después del Decreto de Necesidad y Urgencia (DNU) que lanzo el Gobierno Nacional, informando el Aislamiento Social Obligatorio, muchas empresas se vieron empujadas a adoptar este sistema de trabajo. Este protocolo fijó un confinamiento de 14 días de corrido en una primera etapa y luego lo extendió otros 15 días más, tanto para los trabajadores del sector público como del privado. La idea es que puedan seguir operativos desde su propia casa.

Según una encuesta local de Avast (compañía de seguridad informática), hubo un 61% de empleados argentinos que no recibió el apoyo tecnológico o la asistencia técnica requerida cuando trabajan en casa o en un lugar público.

Entre las medidas de seguridad básicas que se deben contemplar, se destaca “establecer reglas básicas para los empleados cuando utilicen hardware personal mientras trabajan desde casa. Los dispositivos que utilicen deben tener instaladas soluciones de seguridad de la empresa y ser controlados por el departamento de Tecnología Informática. Proveer comunicaciones seguras a través de una red privada virtual (VPN) y no brindar acceso a toda la red corporativa sino a los servicios necesarios.

8 beneficios del home office

  • Aumenta la lealtad de los colaboradores
  • Aumenta la responsabilidad individual
  • Mejora la calidad de vida
  • Facilita la valoración del trabajo
  • Reduce bajas y ausentismos
  • Ahorro de tiempo y dinero en translados
  • Flexibiliza el horario y ritmo de trabajo
  • Ahorro en los costos de una oficina

Los softwares indispensables

Para quien busque herramientas rápidas y eficientes, Microsoft ofrece su versión premium de Teams de forma gratuita durante seis meses, eliminando los límites de usuarios que pueden conectarse en simultáneo a la plataforma.

La versión sin costo brinda chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También reciben colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, incluido Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.

Algo similar ofrece Google, con Documentos o Presentaciones, opciones que pueden ser suficientes para pequeñas empresas o profesionales autónomos. Mientras G Suite ofrece servicios más avanzados. Debido a la epidemia la firma está ampliando de forma gratuita las herramientas de G Suite y G Suite for Education con las opciones de G Suite Enterprise y G Suite Education Enterprise, que fundamentalmente permiten videoconferencias masivas con cientos de personas.

Otra alternativa es Slack, que siempre mantuvo una versión gratuita. Últimamente, ha estado tratando de acelerar la afluencia de nuevos usuarios ofreciendo seminarios web gratuitos con preguntas y respuestas en vivo, consultas por teléfono e información sobre las mejores prácticas para trabajar desde casa.

Cinco consejos para evitar que el homeoffice se transforme en una pesadilla

A continuación repasamos algunos tips para que la experiencia forzada de trabajar en casa resulte más productiva, interesante, saludable y, quién dice, una oportunidad para el autoconocimiento.

En casa no es “en pantuflas”

Trabajar en el mismo lugar en el cual vivimos puede generar cierta tentación a la holgazanería. Es muy común que quienes no acostumbran practicar el home office piensen que quienes sí lo hacen se la pasan todo el día en piyamas y pantuflas. Error. Lo más aconsejable para encarar la jornada de trabajo con energía es que la rutina matutina no cambie. Esto significa no sólo que se desayune como siempre sino que se procure vestirse de la forma que se hace habitualmente. Aunque resulte tentador optar por prendas más cómodas que las que exige la política corporativa de la empresa, pero usar la vestimenta usual va a predisponernos mejor a cumplir con la jornada.

Reinventar espacios

Generar un buen espacio de trabajo dentro de la casa es otro de los puntos claves para que esta nueva rutina de oficina puertas adentro resulte productiva y agradable a la vez. En las empresas, muchos ocupan escritorios en plantas abiertas que generan una sensación de espacio compartido. Para ellos, encontrarse en la soledad de la casa sin otras personas con quienes interactuar puede resultar una rutina poco motivante e incluso generar cierta somnolencia. En el otro extremo, hay quienes están acostumbrados a pasar su jornada laboral protegidos en la soledad de su propia oficina, con grandes lapsos en los cuales no tienen contacto con otros. Para ellos, la idea de trabajar en casa compartiendo un espacio con otros podría generar sensación de invasión o tentarlos a la desconcentración. Es importante que cada persona busque replicar en su casa las condiciones en las que se siente más cómodo para trabajar.

Los otros y nosotros

¿Estamos solos en esta cuarentena de home office o compartimos el espacio de casa con otros? Es importante comunicar a los demás miembros de la familia o compañeros de vivienda la necesidad de que se respeten los espacios durante el tiempo en que debamos trabajar desde casa. Esto puede implicar modificar ciertas rutinas del hogar o coordinar nuevas pautas de convivencia. Puede ser, incluso, una buena excusa para revisar rutinas familiares disfuncionales e incluso para renovar o redescubrir vínculos puertas adentro.

Minimizar distracciones y entrar en modo offline

Los estímulos de una casa no son los mismos que los de un lugar de trabajo. Es muy fácil distraerse con lo que nos rodea en casa e incluso aprovechar para solapar tareas hogareñas con las laborales. Todo esto podría afectar nuestra concentración durante la jornada y preocuparnos si sentimos que nuestra productividad corre riesgo de disminuir o que la rutina diaria no rinde de la misma manera. Lo primero es proponernos respetar el horario de trabajo tal como si estuviéramos en la oficina, organizando nuestros descansos y nuestro horario de almuerzo de la misma manera. Y mantener el resto de las tareas por fuera de esos horarios, en la medida de lo posible (ni la rigidez extrema ni la desorganización completa ayudan).

Para quienes acostumbran trabajar rodeados por otros compañeros de trabajo, la TV, radio o música pueden simular el clima de oficina o bien generar una gran compañía, siempre y cuando no interfieran con nuestra concentración. Es importante que, si trabajamos muchas horas frente a una computadora y nuestras tareas demandan mucha concentración, nos ubiquemos en algún lugar que no presente demasiados estímulos visuales que nos tienten a desviar la mirada permanentemente. Ayuda mucho a mantener nuestra atención enfocada que dispongamos de algunos de nuestros objetos laborales cotidianos (un block de notas, la agenda) cerca de la computadora. Se trata de recrear algo de nuestro escenario habitual.

Otro truco para evitar distracciones y garantizar la concentración es activar el modo offline. Es posible que, por nuestra responsabilidad o rol en el trabajo necesitemos participar de reuniones virtuales o a distancia con nuestros equipos (algo que facilitan las múltiples herramientas tecnológicas para realizar videollamadas y para gestionar archivos compartidos). Otros profesionales simplemente necesitarán máxima concentración en solitario para completar ciertas tareas durante su jornada laboral. En cualquiera de estos casos, activar el modo offline implica desalentar distracciones: asegurarse de silenciar las notificaciones del celular, alejarlo de nuestra vista o simplemente apagarlo, e incluso cerrar ciertas pestañas abiertas en nuestro navegador que puedan resultar factores de distracción.

Desarticular la monotonía de lo rutinario

Confinados en nuestros hogares, lo primero que cambiará de nuestra rutina es que ya no habrá viaje a la oficina. Lo positivo y lo negativo de este cambio: por un lado ganaremos valiosos minutos de nuestro día; por el otro, correremos el riesgo de caer en la rutina en el que los días se convierten en un sinfín de despertares y atardeceres repetidos y monótonos. ¿Consejo? Aprovechar esos minutos en los que se solía viajar para compartir un desayuno más largo en familia o en solitario, o para realizar una actividad que se tenía postergada hace tiempo.

Antes de empezar el día, resulta muy útil organizar una lista de tareas por hacer o temas que requieren resolución de nuestra parte durante la jornada. Desconectarse de los ritmos de una oficina puede generarnos ciertos desarreglos en la rutina. Una buena lista ayudará a mantenernos enfocados en los objetivos diarios. Repetir esto al final del día con lo que ha quedado pendiente para mañana nos permitirá también “cerrar la puerta” imaginaria de la oficina al final de nuestro día laboral para relajarnos en casa.

Mientras que muchos pueden celebrar o encontrar atractiva la práctica de este home office obligado, lo cierto es que los cambios de rutina abruptos generan ansiedad y angustia en algunas personas. Procuremos reorganizar nuestras jornadas de manera tal que saquemos un provecho positivo de la experiencia, siendo conscientes de que estos días de rutina atípica resultan clave para cuidarnos entre todos y para frenar la pandemia del coronavirus.


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